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Schnelle und flexible Bearbeitung der Familienhärtefonds-Anträge

Implementierung einer Software-Lösung zur raschen Bearbeitung der Corona-Familienhärtefonds-Anträge im Bundesministerium für Arbeit, Familie und Jugend. Die existierenden Prozesse und Lösungen waren für die große Menge von Anträgen nicht ausgelegt. Das Ziel war, die raschestmögliche Auszahlung der Unterstützungsleistungen an die AntragstellerInnen.

Digital Workspace
Bundesministerium für Arbeit, Familie und Jugend

Schnelle und flexible Bearbeitung der Familienhärtefonds-Anträge

Im Rahmen des Projektes wurde besonderes Augenmerk auf die einfache und intuitive Bedienbarkeit der Anwendung, die Einbindung der unterschiedlichen Datenquellen (Web-Formular, E-Mail, Papieranträge und ELAK-Dokumente) sowie auf die Vermeidung und Bereinigung von Antragsdubletten gelegt. Zusätzliche wurden Schnittstellen zu Services der BRZ GmbH (Scan und Druck) und anderen Ministerien geschaffen.

Der Projektstart erfolgte einige Wochen nachdem die Förderbestimmungen veröffentlicht und ein entsprechendes Antragsformular (PDF) bereitgestellt wurde. Bereits in den ersten Wochen sind weit über 100.000 Anträge eingelangt, sowohl in Papierform als auch per Email.

Vor dem Projektstart OPTIMA gab es kein IT System, in dem die Anträge zentral erfasst oder ausgewertet werden konnten. Da es beiden Elternteilen möglich war Anträge zu stellen, mussten in die Anwendung logische Prüfungen eingebaut werden, die z.B. Namen, Adress- und Sozialversicherungsdaten aber auch weitere personenbezogene Daten abgeglichen, um Mehrfachanträge zu erkennen.

Für zehntausende Emails von Antragstellern musste eine praktikable Methodik erschaffen werden, um Zusammenhänge, Nachträge, Anhänge und weitere Daten zu logischen Datensätzen zusammenführen zu können. Viele Anträge wurden auch auf Papier eingereicht. Auch hier musste die Möglichkeit geschaffen werden, diese mit bereits existierenden Daten aus anderen Quellen zusammenzuführen und Doppelgleisigkeiten zu eliminieren. Umfangreiche Prüf- und Rechercheverfahren wurden in Laufe des Projektes in der Anwendung etabliert.

Die größte Herausforderung an das Entwicklerteam von Axians - gerade in der Anfangsphase des Projektes - war jedoch der massive Zeitdruck unter dem innerhalb von lediglich vier Wochen die Produktivsetzung der ersten Datenbanken erfolgte, die es den Sachbearbeitern ermöglichte Daten strukturiert zu erfassen und aus externen Quellen wie Emails und Scans zusammenzuführen.

Folgende Maßnahmen wurden umgesetzt:

  • Implementierung der Datenbank-, Anwendungs- und WEB-Server
  • Statusrückmeldung an Antragsteller per Email
  • Für die Sachbearbeiter wurde ein Browser basiertes Email-System für die interne Kommunikation eingerichtet
  • Es wurden Datenbanken eingerichtet, in denen die Daten der Anträge gespeichert werden konnten
  • Die bereits vorhandenen Emails wurden aus Microsoft Exchange exportiert und in die OPTIMA Datenbank importiert. Neue Emails wurden direkt in OPTIMA gespeichert
  • Die Anwendung wurde nach DEVOPS und SCRUM Methodik entwickelt und fortlaufend den Anforderungen des BMAFJ angepasst
  • Die Erfassung der Daten wurde durch ein OCR Service der BRZ GmbH unterstützt. Axians hat dafür in der Anwendung eine Schnittstelle geschaffen, welche Emails und die darin enthaltenen Anhänge exportierten. Als Ergebnis wurde ein PDF, egal in welchem Format der Antragsteller die Daten gesendet hatte, dem Sachbearbeiter zur Verfügung gestellt. Somit konnte auch das Risiko von Viren, die über Office-Dateien übertragen werden, deutlich gemildert werden.
  • Der OPTIMA Anwendung wurde auch die Möglichkeit gegeben mit bereits vorhandenen Datenbanken zu kommunizieren. So wurde überprüft, ob der Antragsteller entsprechend der Förderkriterien Empfänger von Familienbeihilfe ist. Hierfür wurde eine REST-Schnittstelle eingerichtet und das Ergebnis in OPTIMA angezeigt.
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Digital Workspace

Mehrwert

Im Rahmen des Projektes wurde besonderes Augenmerk auf die einfache und intuitive Bedienbarkeit der Anwendung, die Einbindung der unterschiedlichen Datenquellen (Web-Formulare, E-Mail, Papieranträge und ELAK-Dokumente), die Prüfung von Anspruchsberechtigung der Antragsteller, sowie auf die Vermeidung und Bereinigung von Antragsdubletten gelegt. Zusätzlich wurden Schnittstellen zu Services der BRZ GmbH (Scan und Druck) und anderen Ministerien geschaffen.

Produkte

HCL Domino

HCL VOLT Softwareentwicklung

Betrieb der Anwendung inkl. Support

Statement zur Lösung

Aufgrund des gewählten Lösungsansatzes durch AXIANS konnte vier Wochen nach dem Projektstart mit dem produktiven Betrieb der Lösung gestartet werden. Ohne diese Lösung wäre eine rasche Bearbeitung der Anträge und somit eine rasche Auszahlung der Beihilfen nicht möglich gewesen.

AL Mag. Alfred KLAUS, Projektverantwortlicher
Bundesministerium für Arbeit, Familie und Jugend
Wien
AT

Über Bundesministerium für Arbeit, Familie und Jugend

Das Bundesministerium für Arbeit ist das Arbeitsministerium der Republik Österreich. Das Bundesministerium für Arbeit ist zuständig für

  • Angelegenheiten des Arbeitsrechts, soweit sie nicht in den Wirkungsbereich des Bundesministeriums für Justiz fallen.
    • Arbeitsvertragsrecht.
    • Arbeitnehmerschutzrecht.
    • Arbeits- und Betriebsverfassungsrecht.
    • Kollektive Rechtsgestaltung auf dem Gebiet des Arbeitsrechts.
  • Angelegenheiten des Arbeitsmarktes.
  • Angelegenheiten der Arbeitslosenversicherung.
https://www.bma.gv.at/

Land:

AT

Anzahl MitarbeiterInnen:

> 500

Anzahl Niederlassungen:

1